La gestion du poste clients peut être réalisée en interne mais peut aussi être déléguée, en partie ou entièrement à une société d’affacturage.
La gestion du poste clients est un élément clé de la bonne gestion d’une société. Arriver à faire rentrer l’argent en temps et en heures est déterminant pour toutes les entreprises, de la plus grande cotée au CAC 40 à la plus petite gérée artisanalement.
La gestion du poste clients déléguée
La gestion du poste clients peut être sous-traitée à un tiers extérieur à l’entreprise qui va se charger d’en assurer le bon recouvrement.
Si le poste clients est sous-traité entièrement, c’est le factor qui va s’occuper des relances (téléphoniques et courrier), du recouvrement, de la garantie des créances.
Le factor va appuyer son financement sur un actif dont il aura la maîtrise complète.
C’est pourquoi cette solution d’affacturage est proposée aux entreprises en création ou de création récente, ainsi qu’à celles de petites tailles, qui ont moins la maitrise de leur poste clients.
Les différentes formes de gestion du poste clients :
La délégation partielle du poste clients
La société d'affacturage ne va s’occuper que d’une partie du poste clients, par exemple les imputations et le lettrage des règlements arrivés, mais va laisser à l’entreprise le soin des relances et du recouvrement.
La délégation totale du poste clients
Il est possible de laisser un mandat de recouvrement complet à l’entreprise qui va alors garder toute la gestion du poste clients. La délégation du poste clients est totale. Le factor ne s’occupant que du financement. Cette formule est réservée aux entreprises d’une certaine taille de CA avec un historique comptable.
Les éléments de la gestion du poste clients
Gestion des comptes clients
C’est l’ouverture de chaque compte client avec le nom et le numéro d’identifiant (SIREN, TVA, RCS). Pour chaque client un montant d’encours finançable sera donné, que l’entreprise peut consulter directement via un serveur internet.
Relance, recouvrement et contentieux
C’est toute la chaine du recouvrement que le factor va assurer. Partant des relances avant et après échéances, jusqu’au recouvrement amiable et contentieux si nécessaire.
Suivi et centralisation des encaissements
Les règlements se font sous forme de virements, chèques, traites, …. Le rôle du factor va être de bien orienter chaque règlement et de bien le rapprocher de sa facture.
Les règlements directs
De même si une facture a été financée en avance par le factor, et que le client se trompe en règlant directement son fournisseur, si celui-ci se trouve en dépôt de bilan avant d’avoir remboursé le factor, ce dernier aura bien du mal à récupérer son avance.
Garantie et risque clients
La société d’affacturage va suivre au jour le jour chaque compte client, en fonction de l’encours accordé, de l’encours financé et des éventuels changement de montant d’encours. Ce suivi est capital pour éviter les dépassements d’encours accordés qui peuvent conduire à la limitation du financement ou, plus grave, en cas d’impayé, à une indemnisation limitée à l’encours accordé par le factor.
L’importance de la bonne gestion du poste clients n’est plus à démontrer, tant les entreprises deviennent vigilantes sur son bon fonctionnement. L’intérêt des solutions d’affacturage est de montrer à l’entreprise que son poste clients est un actif solide sur lequel il est possible d’adosser des solutions de financement pérennes.
Information de l'adhérent
L'adhérent est toujours informé des différentes opérations passées sur le compte d'affacturage chez le factor.
Ce compte est consultable par internet via un serveur sécurisé, dont l'adhérent a le code d'accès, et peut ainsi suivre toutes les opérations comptables réalisées.
L'intérêt de l'accès à ce compte est de suivre au jour le jour, l'état des règlements, l'affectation des encaissements, le montant des avoirs, et de suivre les diverses relances effectuées.
Chaque client bénéficie d'une ligne dédiée sur laquelle apparaissent toutes les opérations liées à sa facturation.
La gestion du poste clients export
Professionalisation
Le grand avantage de passer par une société d’affacturage pour recouvrer des créances est de bénéficier de services de recouvrement spécialisés dans cette démarche.
Respect des usages internationaux en recouvrement
Pour les PME c’est en effet souvent difficile de faire ce recouvrement dans des pays étrangers, avec des modes et des habitudes de paiements différents. Il faut également le faire aux bons horaires, ce qui demande du personnel dans le pays concerné. L’approche linguistique et culturelle est également importante, pour ne pas froisser son client et entretenir de bonnes relations commerciales
Le coût du recouvrement
Le coût d’un recouvrement à l’international, géré en interne par une PME, peut vite exploser si une procédure doit être menée et conduite à son terme.
Limitation des risques d'impayés du poste clients
L’intérêt d’un factor est son poids face au créancier, le poids d’une institution financière de premier ordre, qui mènera sa procédure de recouvrement jusqu’au bout, ce qui a un effet dissuasif très fort sur les mauvais payeurs.
Gestion du poste clients interne ou délégué ?
En terme de coût, vaut-il mieux gérér en interne le poste clients, ou en déléguer la gestion à une société d'affacturage ?
Comparer le coût de l’affacturage avec le coût lié à la gestion du poste clients
Pour comparer le coût de l’affacturage avec le coût lié à la gestion du poste clients réalisée en interne par l’entreprise, il faut évaluer le coût que représente cette gestion du poste clients.
Il faut réussir à isoler tous les coûts qui sont liés à cette gestion en interne : les relances, les courriers, les appels téléphonique, le temps passé par une ou plusieurs personnes, la masse salariale, l'efficacité de ces procédures, le taux d'impayé.
Coût moyen de gestion du poste clients
Le
coût moyen de gestion du poste clients
en France pour l’ensemble des entreprises est d’environ 1% du chiffre d’affaires.
A ce coût il faut ajouter le
coût des impayés
qui sont estimés en France à environ 0.6% du chiffre d’affaires. Les impayés étant indemnisés dans le service d’affacturage.
Le
coût de gestion du poste clients
en interne peut-être donc estimé au global à 1.6% du chiffre d’affaires de l'entreprise.
Le
coût de l’affacturage
, hors financement, est rarement plus élevé.
Conséquences de l'affacturage classique et de confidentiel sur la gestion
Pour l'affacturage classique
Au niveau de la gestion comptable de l'entreprise, la remise des factures en affacturage va conduire à réaliser des écritures supplémentaires.
Les remises et les encaissements doivent être passés dans la comptabilité.
Cela ne demande toutefois pas de changement de mode de gestion pour l'entreprise.
Le compte est alors ouvert dans une banque choisie par le factor avec laquelle il a des accords particuliers. De ce compte, l'entreprise adhérente
du contrat d'affacturage, doit faire remonter régulièrement au factor les
images des encaissements sur le compte.
Nouveauté déclenchée par la crise économique pour faciliter l'accès aux financements : L'affacturage peut intervenir dès l'émission du bon de commande ou de la facture fournisseur.
