Les situations de travaux correspondent aux situations liées à l’avancement des travaux dans le cadre d’ue activité. Cette activité concerne fréquemment le BTP, les marchés public, mais aussi l'industrie. Ces factures représentent un risque et une gestion particulière en financement.
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Chaque situation de travaux correspond à une facture.
Le financement des situations de travaux
Les
factures intermédiaires
de situations de travaux présentent des risques que les banques et factors ne sont pas tous prêts à financer.
Certaines sociétés d’affacturage ont développé une expertise dans ce secteur du bâtiment qui leurs permet de prendre dans de bonnes conditions ces situations de travaux.
Grâce à une bonne connaissance de la facturation dans le secteur du BTP et grâce à des équipes dédiées à ces dossiers, ces sociétés d’affacturage sont à même de financer ces situations à l’avancement.
La situation de travaux pour être financée, doit être visée et acceptée par le chef de chantier, le maître d’œuvre ou l’architecte.
Une fois visée et acceptée cette situation de travaux peut être financée par une société d’affacturage ou par une banque.
Les factures de situations de travaux font apparaître un pourcentage d’avancement ou bien une quantité réalisée (facturation intermédiaire).
Les factures de situation de travaux sont des factures atypiques pour les factors.
Les risques liés aux situations de travaux
Une facturation atypique
La raison principale pour laquelle les sociétés d’affacturage sont réticentes à financer les situations intermédiaire est liée au fait que les situations ne sont pas des factures mais des acomptes.
Le premier risque est que la dernière facture ne soit pas acceptée ce qui peut entrainer dans ce cas le rejet des acomptes précédents qui auraient été alors financés par la factor.
Le deuxième risque est que l’entreprises réalisant les travaux se trouve en cessation de paiement et liquidée. Les acomptes auront été financés mais les travaux n’auront pas été terminés, ce qui peut également entrainer le rejet du donneur d’ordre. Ce
risque
spécifique doit être bien apprécié et géré par la société d'affacturage.
Les situations de travaux des marchés publics
Le circuit de validation des factures
Dans le cadre d’un
marché public
les situations vont suivre un circuit formel de validation précis. A la fin du mois, le 25 généralement, l’entreprise va présenter sa situation de travaux au maître d’œuvre (architecte, …) qui va la vérifier et la valider.
Ensuite celui-ci va la présenter au maître d’ouvrage qui est le donneur d’ordre du chantier pour vérification et validation. Le maître d’ouvrage va ensuite adresser cette situation approuvée au trésorier payeur pour paiement.
Les délais de validation des travaux
Le maître d’œuvre a 15 jours pour vérifier la situation, le maître d’ouvrage, donneur d’ordre, a également 15 jours pour valider la situation et l’envoyer à la trésorerie publique. Le trésorier payeur a ensuite lui aussi 15 jours pour effectuer le règlement. Il faut donc compter 45 jours de délai entre la première présentation de la situation et son règlement.
La situation peut-être remise à la société d’affacturage pour règlement après avoir été approuvé par le maître d’œuvre.
Les situations de travaux des marchés privés
Dans le cadre de marchés privés l’entreprise doit fournir un certains nombre de documents à la société d’affacturage en vu du financement.
Les documents sont les suivants : la copie du marché privé signé par les intervenants, la situation de travaux, avec la mention de subrogation, validée par le maître d’œuvre.
Le maître d’ouvrage sera toujours notifié par la société d’affacturage de son intervention.
L'exemplaire unique
L’exemplaire unique est le document indispensable qui devra être transmis aux intervenants en financement. L’exemplaire est rendu unique par une mention originale apposée sur le document de marché. Cette mention originale certifiée par le donneur d’ordre se matérialise par une mention apposée par tampon ou inscrite dans le cœur du document.
Cette mention originale qui rend le document d’engagement du marché unique revêt la formule suivante : «
Copie certifiée conforme à l’original délivrée en unique exemplaire pour être remise en cas de cession ou de nantissement de créances
».
Financement des acomptes de situations de travaux
Quels sont les justificatifs demandés par la société d'affacturage ?
La société d’affacturage va demander à l'entreprise qui remet des acomptes de situations de travaux en vue de leur financement, plusieurs pièces justificatives.
Ces pièces permettent au factor de valider le process de paiement et d’assurer la bonne fin des règlements.
Il s’agit pour un acompte
du bon de commande et de la situation validée
, c'est-à-dire signée et tamponnée par le maitre d’œuvre. En début de relation lors de la mise en place du contrat, il faudra en plus le marché, qu’il soit public ou privé.
Les paiements directs
Dans les marchés publics comme dans les marchés privés, les entreprises sous-traitantes peuvent demander un
paiement direct
par le donneur d’ordre. Le sous-traitant facturera toujours le titulaire du marché, c'est-à-dire l’entreprise qui lui a passé commande du marché, même s’il est payé au final directement par le donneur d’ordre ou le maître d’ouvrage.
Pour les marchés publics
, la mise en place d’un paiement direct implique la transmission au factor de l’acte spécial sous-traitant délivré en exemplaire unique afin de déclencher le financement. Avec également, comme dans les paiements habituels, la situation de travaux validée par le titulaire du marché.
Pour les marchés privés,
le document demandé sera la copie de la délégation de paiement tripartite.
Est-il possible de faire financer seulement la dernière situation d'un chantier ?
Cas d'un marché public
C'est possible, mais il faut répondre à certaines contingences techniques. La première est de
savoir si le marché a été nanti
, et si oui auprès de quelle banque, car c'est là que ce fera le paiement de la dernière situation.
Le factor va demander, que cette
affectation de paiement
soit modifiée en sa faveur, ce qui peut présenter une démarche lourde auprès du donneur d'ordre du marché public.
Cas d'un marché privé
Les procédures étant plus souples, ce point n'est pas un frein pour faire financer la dernière situation par une société d'affacturage.
Les factors accepteront d'entrer dans une démarche de financement sur cette dernière situation du marché, si c'est dans une démarche de remise d'autres situations sur d'autres marchés, et une entrée en matière pour une relation pérenne sur d'autres marchés.
Les situations de travaux dans l'industrie
Dans l'industrie
Dans l'industrie certaines factures peuvent être des factures de situations de travaux. C'est le cas par exemple, pour la fabrication des moules : Si le moule est réalisé sur plusieurs mois, et fait l'objet d'une facture d'acompte et ensuite de factures à l'avancement.
Pour que le factor finance, il faudra les PV de réception, des pièces, de la mise en place et des tests validant le démarrage.
C'est le type de facturation que l'on trouve en industrie dans le thermoformage plastique, que le moule soit construit chez le fournisseur ou dans les locaux du client.
Facturation classique
Pour la fabrication de moules en série, on est en présence d'une facturation classique que les sociétés d'affacturage financent facilement.
Pour la
fabrication de moules, mis à disposition chez le fabricant
, et pour la fabrication de pièces commandées par un client, la problématique du factor réside dans le risque que le propriétaire demande directement le règlement au client si l'entreprise utilisatrice du moule venait à être en défaut de paiement.
Nouveauté déclenchée par la crise économique pour faciliter l'accès aux financements : L'affacturage peut intervenir dès l'émission du bon de commande ou de la facture fournisseur.
Le financement des situations de travaux
