Négocier son contrat d'affacturage
1. Optimiser son contrat d'affacturage
Auditez votre contrat d'affacturage. Identifiez les coûts non nécessaires et vérifiez son adéquation aux besoins réels de l'entreprise.
3 étapes pour auditer son contrat d'affacturage :
1. Etat des lieux du contrat d'affacturage
Etat des lieux des différents coûts et services du contrat : taux, commissions, frais
2. Vos besoins
- Définition des nouvelles conditions : besoins en financement et gestion du poste clients de l'entreprise
- Remise d’un rapport d’audit avec des préconisations
- Mise en concurrence des factors
- Analyse des offres d'affacturage et des nouvelles conditions proposées
2. Mise en place
- Signature d'une offre d'affacturage
- Mise en place et suivi
2. Les clauses essentielles du contrat d'affacturage
Champ d'application
Le contrat d’affacturage ne concerne que les factures émises sur les entreprises et les administrations.
Les factures émises sur les particuliers et les sociétés liées (filiales, holding) sont exclus du contrat.
Pays d'intervention
L’affacturage finance les factures sur la France métropolitaine, les DOM-TOM, la CEE et le grand export.
Subrogation du contrat d'affacturage
La
mention de subrogation
doit apparaître sur la facture envoyée aux clients.
Elle indique le nom et l’adresse de la société d’affacturage qui va recevoir le paiement du client.
Justificatifs du contrat d'affacturage
Ce sont l’ensemble des documents qui doivent être joints aux factures et envoyés à la société d’affacturage.
Ces justificatifs, qui attestent que la marchandise a été livrée ou que la prestation de service a été effectuée, sont :
Le bon de commande, le bon de livraison tamponné et signé, le bon d’enlèvement du transporteur, le PV de réception, l’attestation de présence, le bordereau horaire etc …
Selon les contrats d'affacturage et selon les factors, les justificatifs pourront être différents.
Certains contrats d'affacturage prévoient de ne joindre les justificatifs qu’à partir d’un certain montant de facture à financer (mandat d'archivage). Dans ce cas l'entreprise doit garder les justificatifs à disposition du factor.
L'adhérent au contrat d'affacturage a une
obligation d'information
auprès du factor. Il doit lui communiquer toute information en sa connaissance sur les débiteurs susceptible d'avoir une incidence sur le paiement.
Fond de garantie
Le
fond de garantie
est un compte constitué du montant non financé des factures remises. Ce compte sert à garantir la société d’affacturage pour les avoirs, les
règlements directs
, les arriérés sur les créances financées mais non garanties, les contestations de créances. (Voir sur le forum de l'affacturage :
questions sur le fonds de garantie
Le montant du fond de garantie correspond à un pourcentage (10% à 15%) de l’encours global des factures à financer. Le montant du fond de garantie est fixé dans le contrat d’affacturage. Au démarrage du contrat, le montant du compte de garantie est constitué par prélèvement sur les remises de factures.
Compte de réserve
Le compte de réserve est un compte constitué par le montant non financé des factures remises. Cette réserve sert a régler directement certains créanciers comme l’URSSAF, le Trésor Public etc…
Cette réserve est souvent mise en place au début du contrat d’affacturage quand une entreprise a des retards envers des créanciers institutionnels pour le paiement de l’URSSAF, la TVA, les caisses de retraites, l’IS …Dans l’intérim cette réserve permet de payer directement l’URSSAF.
Commission d'affacturage
C’est la
commission
qui rémunère la société d’affacturage au titre de sa prestation d’affacturage, c’est à dire la gestion des créances clients, le suivi des encaissements, les relances des factures non payées, le lettrage et l’imputation des règlements et la garantie des créances.
Cette commission est un pourcentage sur le montant des factures remises au factor. Ce taux est variable en fonction du chiffre d’affaires remis, de la taille moyenne des factures, du nombre et de la qualité des clients. Cette commission d’affacturage est calculée sur le chiffre d’affaires qui sera réalisé sur les douze prochains mois :
exemples de coût d'affacturage
Les factures d'avoirs
peuvent entrer dans le calcul de la commission d'affacturage ou bien faire l'objet d'un forfait fixe par avoir.
Le principe est qu'un avoir va générer une écriture comptable supplémentaire chez le factor ce qui induit un coût supplémentaire. C'est au moment de la mise en place du contrat d'affacturage qu'il faut négocier cette question des avoirs car dans certaines activités, notamment le prêt-à-porter, les avoirs sont nombreux.
Montant minimum de commission d'affacturage
C’est le montant minimum de commission que vous vous engagez à payer à la société d’affacturage pour une année de contrat. Ce montant représente généralement entre 70% et 80% des commissions annuelles à payer en fonction du chiffre d’affaires cédé au factor.
Si votre chiffre d’affaires est prévisionnel, veillez à ce que le montant minimum annuel de commission soit le plus bas possible, car si vous ne réalisez pas votre chiffre d’affaires prévisionnel, le montant minimum annuel sera dû au factor.
Règlements directs
Pendant le fonctionnement du contrat d’affacturage il peut y avoir des
règlements directs
, c’est à dire des paiements envoyés directement à l’entreprise au lieu d’être envoyés à la société d’affacturage. Dans ce cas vous devez informer et restituer ces paiements au factor car il vous les a déjà financé.
Commission de financement
C’est le montant des intérêts financiers liés à l’avance des fonds par la société d’affacturage. Ces intérêts financiers ne portent que sur les montants avancés et pendant la durée de l’avance des fonds. Les intérêts financiers sont basés sur l’
Euribor à trois mois
. Ils peuvent aussi être basés sur l’Euribor à un mois ou bien sur le taux de base bancaire (TBB).
A ce taux la société d’affacturage va rajouter sa marge qui sera de 0.15% à 3% en fonction du volume à financer. Certains factors pratiquent le double taux, c’est à dire un taux avant l’échéance du paiement de la facture et un autre taux après.
Demandes de garantie
Dans le cadre du contrat d’affacturage vous devez faire des demandes de garantie sur les clients que vous voulez remettre à la société d’affacturage pour financement. C’est en fonction des réponses que le financement pourra se faire entièrement ou partiellement.
Si le client n’a pas de garantie, les factures émises sur lui ne pourront pas être financées sauf cas particulier. Si les garanties accordées sur vos clients par la société d’affacturage sont insuffisantes vous pouvez prendre un
contrat d’assurance crédit
séparé du contrat d’affacturage.
Obligation d'information
L’
obligation d’information
de la part de l’adhérent au contrat d’affacturage signifie qu’il doit informer le factor, avec lequel il a souscrit son contrat, des informations qu’il possède sur les débiteurs dont il a remis les factures à ce même factor.
Pénalités et intérêts de retard du contrat d'affacturage
Les
pénalités et les intérêts de retard
, que les clients pourraient avoir envers le fournisseur sur des créances remises à la société d’affacturage, n’entrent pas dans le cadre du contrat d’affacturage. Ils sont comptabilisés par le fournisseur mais ne sont pas remis au factor.
Caution du dirigeant
La caution délictuelle du dirigeant est généralement demandée pour la mise en place du contrat d’affacturage. Cette caution est liée à un délit (fausse facture, double mobilisation etc…).
Prise d'effet du contrat d'affacturage
Le contrat d’affacturage prend effet au moment de la signature du contrat. Pourtant, tant que vous n’avez pas fait de remise de facture, on considère que le contrat n’a pas démarré.
Si pour des raisons diverses le contrat ne peut pas démarrer, le factor ne pourra pas venir réclamer le montant minimum annuel.
Frais de dossier
Certains factors facturent des frais de dossier au moment de la signature. Ces frais de dossier sont négociables : Voir
avis d'expert, les frais de dossier en affacturage
.
3. Résiliation du contrat d'affacturage
La suspension
Le contrat d’affacturage peut être
suspendu
ou résilié à tout moment à condition de respecter le préavis de trois mois avant l’échéance et d’envoyer à la société d’affacturage une lettre de résiliation en recommandé avec AR.
La résiliation du contrat d'affacturage
La résiliation de contrat désigne la fin prématurée du contrat. La résiliation du contrat peut intervenir dans diverses circonstances.
-
La résiliation unilatérale
: La résiliation se fait par la déclaration unilatérale de volonté d'une partie. Cette fin du contrat est fondée soit sur l’inexécution contractuelle de l’autre partie soit simplement sur la volonté de l'auteur de la résiliation de ne pas poursuivre la relation contractuelle avec ce dernier.
Le contrat d'affacturage est un contrat comme un autre, et comme tout contrat il ne peut être résilié que suivant certaines conditions : la première condition est le respect des délais de préavis et la seconde condition est la forme (lettre RAR).
Certains factors fixent l’échéance du contrat d’affacturage sur l’année civile, dans ce cas vous devez résilier trois mois avant le 31 décembre. Ces points sont mentionnés dans les conditions particulières du contrat.
Une fois la lettre de résiliation envoyée en recommandé en A/R, il faut gérer la sortie du contrat en trésorerie. Avoir une solution de financement de remplacement permet une sortie en douceur.
-
La clause résolutoire
: Certains contrat peuvent être intégrer une clause résolutoire qui déclenche l'extinction du contrat à la survenance de l'évènement indiqué : Par exemple, non respect des obligations de l'adhérent, escroquerie, objectif atteint etc...
Certaines clauses peuvent être considérées comme abusives par la jurisprudence.
Les effets de la résiliation
Le contrat cesse ses effets dès la rupture du lien juridique contractuel. Il n'y a aucune restitution de financement possible à moins que ceux-ci n'aient été versés par erreur et sans cause. Le contrat d'affacturage étant un contrat à exécution successive, les effets de la résiliation prennent effet à la date effective de la résiliation. Il n'y a pas d'effet rétrocatif dans la résiliation.
4. Est-il possible d’avoir plusieurs contrats d’affacturage ?
En principe non, vous ne devez avoir qu'un seul contrat d’affacturage pour votre entreprise. Mais il y a des cas précis qui le permettent.
Affacturage France et export
Il est possible d'avoir plusieurs sociétés d'affacturage, si une société d’affacturage prend en charge la facturation export, par exemple, et l’autre la facturation domestique.
L'affacturage
paneuropéen ou multilocal
permet de mettre en présence plusieurs contrats d'affacturage gérés par la maison mère ou dans les filiales Europe.
La syndication
Vous pouvez avoir deux ou plusieurs contrats d’affacturage dans un cas de
syndication
.
Si le
risque sur l’entreprise est jugé trop important, plusieurs factors peuvent se grouper en syndication pour financer une seule entreprise, se répartir le volume de facturation et mutualiser ainsi les risques clients.
Filiales et sociétés soeurs
Si l’entreprise possède des filiales ou des sociétés sœurs, chacune de ces entités pourra souscrire un contrat avec un factor différent si elles le souhaitent.
Distinction des créances
Il est également possible de faire intervenir deux sociétés d’affacturage sur un même dossier, même si ce dossier est de petite taille, si la facturation émise revêt deux caractères différents.
Par exemple, si une partie de la facturation se fait sur des collectivités et une autre sur des clients privés. Un factor pourra financer les créances publiques et l’autre les créances privées.
De même, si la facturation comprend des créances fermes et d’autres en germes ou à l’avancement, un factor pourra prendre la facturation dite classique, et l’autre prendra la facturation dite atypique, avec des créances sur
situations de travaux
par exemple.
Rapport entre les sociétés d'affacturage
Dans tout les cas, le périmètre d’intervention devra à chaque fois être bien délimité, chaque
factor
n’interviendra que sur une liste précise et définie de clients. Chaque factor intervenant en notifiant l‘autre de son intervention et de la liste des clients sur lesquels il intervient.
Tous les factors n’acceptent pas ce
partage des financements
, surtout pour les petits dossiers, pourtant c’est un excellent moyen d’augmenter les lignes de financement sur des dossiers difficiles.
5. Bien négocier son contrat d'affacturage
Passer par un courtier en affacturage permet de baisser la note de son contrat d’affacturage, car le courtier va négocier pour vous certaines conditions que les factors n’offrent pas spontanément aux entreprises non averties.
Olivier Burdeyron dirigeant d'e-affacturage, donne son éclairage d’expert sur l’affacturage à Chef d'entreprise magazine,
sur les points négociables d’un contrat d’affacturage.
Dans l'affacturage, il faut savoir négocier :
"Parmi les points « négociables » dans un contrat d’affacturage, Olivier Burdeyron pointe le mode de calcul des intérêts financiers. Ceux-ci peuvent être
précomptés ou postcomptés
. Dans le premier cas, le factor procède à une préévaluation des délais de paiement. Si, dans votre secteur, le délai moyen de paiement est de 55 jours, vous paierez pour 55 jours même si la durée effective de l’avance n’a été que de 50 jours. Dans le second cas, le factor répercute des frais réels. Le taux est donc calculé au prorata temporis".
«
Ces informations figurent dans le contrat, souligne le courtier. A vous de les vérifier ou de faire appel à un conseil afin de décrypter les clauses
. »
De même, Olivier Burdeyron attire l’attention de ses clients sur l’existence de
frais de dossier
: «
Vous pouvez les réduire, voire les supprimer entièrement
. »
L'affacturage ça coûte cher à l'entreprise ?
