Lettrage
Rapprochement des comptes de l'entreprise
Le lettrage est le rapprochement des comptes clients de l’entreprise avec ceux en gestion chez la société d’affacturage.
Suivi des comptes chez le factor
Le lettrage est le suivi des comptes clients de l’entreprise chez le factor afin que les factures clients remisent chez le factor et chez l’entreprise correspondent.
Il permet de rapprocher chaque règlement d’un débiteur à une facture émise par le fournisseur et financée par le factor et permet leur imputation .
Le lettrage concerne tout le suivi des factures dans les comptes de la société d’affacturage. Chaque encaissement d’une facture par virement ou chèque fait l’objet d’un lettrage par le factor pour attribuer à ce règlement une facture qu’il a en gestion.
Ces factures en gestion sont des factures qui lui ont été cédées par les entreprises et que le factor a financé, quand les règlements arrivent au bout de 45 jours ou 60 jours, suivant les dates d’échéances, il s’agit de paiement que le factor doit contrôler, vérifier et surtout affecter à des factures financées.
Un lettrage automatique chez le factor
Les logiciels de gestion utilisés par les sociétés d’affacturage prévoient que le lettrage se fasse de manière automatique, c’est-à-dire que les règlements qui arrivent sur le compte bancaire du factor, par chèque ou virement, sont automatiquement affectés à une facture gérée.
Le taux d’automatisation du lettrage de factures est selon les logiciels aux alentours de 80%, c’est-à-dire qu’environ 80% des paiements arrivés chez le factor sont affectés automatiquement à des factures. Les 20% environ des règlements qui ne sont pas affectés automatiquement, sont affectés manuellement par les équipes de gestion du factor.
Les causes qui produisent ces affectations manuelles résident dans la nature des règlements, par exemple :
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- Plusieurs chèques pour une seule facture
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- Un montant qui n’est pas exactement celui de la facture, à l’euro près ou au centime près
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- Plusieurs virements pour une même créance
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- Un règlement partiel
Un lettrage rigoureux pour éviter la fraude
Si le factor veille de façon extrêmement rigoureuse au lettrage effectué sur toutes les factures qu’il a en gestion, outre pour une bonne gestion, c’est aussi pour se préserver de toute fraude ou tentative de fraude qui pourrait se manifester par un mauvais lettrage ou une erreur dans le lettrage.
Le rapprochement des règlements et des factures est une fonction stratégique chez le factor, c’est pourquoi autant de moyens informatiques et humains sont affectés à cette tache.
