Facture
Une facture est un document qui atteste formellement d’une vente ou d’un achat d’une marchandise ou d’une prestation de service, d’un fournisseur à son client .
L’édition d’une facture est obligatoire dans les échanges professionnels, ainsi que leurs enregistrements dans les comptabilités des entreprises.
Les mentions obligatoires
Un certain nombre de mentions doivent figurer sur les factures :
un numéro de facture, le nom du fournisseur et celui du vendeur, leurs adresses respectives, la date, la période de référence, l’objet et les quantités, les prix unitaires hors TVA, le montant et le taux de la TVA, le numéro de TVA intra-communautaire, le pourcentage de remise s’il y en a, le délai de règlement, le montant des pénalités en cas de retards de paiement.
La facture électronique
Une facture électronique est une facture qui ne repose plus sur un support papier. Cette facture digitalisée et dématérialisée est transmise entre fournisseurs et vendeurs par la technique de l’EDI (Electronic Data Interchange), c'est-à-dire par l’échange de données de manière électronique.
La signature électronique des factures permet de rester dans l’échange électronique tout en reconnaissant la même valeur juridique à cet échange dématérialisé.
Quand toutes les remises de factures de l'entreprise à la société d'affacturage sont dématérialisés et digitalisés, on parle de " e-factoring " ou " e-affacturage "
La remise de facture
La remise de factures est l’opération de remise à la société d’affacturage des factures qui doivent être financées.
Cette remise reprend les éléments mentionnés sur les factures avec la somme globale des factures de la remise.
Le document de remise des factures est donné par la société d’affacturage en début de contrat.
Les bordereaux de factures ne suffisent pas pour déclencher le financement, chaque facture donnant lieu à une écriture comptable, c'est la différence à bien comprendre entre un relevé de factures est une facture relevé qui est plus facilement finançable, comme en affacturage de balance.
Effet de la remise de facture en affacturage
La remise de facture à la société d'affacturage est l'élément déclencheur du financement. La société d'affacturage prend alors la main sur le suivi et le recouvrement de cette facture dans le cadre de la gestion du poste client.
La remise d'une facture certaine au factor déclenche son financement sous 24h, contrairement à l'acompte qui ne peut pas être financé.
L’affacturage ne peut financer qu’à partir du moment où la facture est émise suite à une prestation achevée. Seules les prestations terminées ou sur lesquelles ont peut établir une facturation intermédiaire peuvent être financées par l'affacturage.
Ces cas se retrouvent fréquemment dans le BTP ou dans l'informatique. L’affacturage ne peut pas financer non plus les factures par anticipation comme les factures non encore causées.
Les types particuliers de facturation
Certaines factures ne sont pas prises en compte en affacturage dès lors qu'elles représentent un risque. C'est le cas pour le papier de famille, Les risques de compensation, et l’anticipation.
Les sociétés d’affacturage appellent du papier de famille , les factures qui sont émises sur une société mère, sœur ou fille. C'est-à-dire une société dans laquelle il y a des relations de capitaux, ou de personnes. De même, s’il n’y a pas de relation capitalistique, mais personnelle, par exemple le gérant de la société qui facture se trouve être aussi salarié de la société facturée. Le risque pour le factor est qu’une entente entre les deux sociétés, puisse entrainer une entente délictuelle dans la facturation, de type facture non causée, ou anticipée.
Les relations de franchieur à franchisé dans le cadre d'un contrat de franchise demandent une attention particullère pour être financées à cause du risque de collusion.
Les factures de livraison sont financées si l'entreprise fournie le bordereau de livraison justifiant que la livraison a bien été faite.
Qu'est ce qu'une facture acquittée ?
En matière de business, la gestion des finances et la tenue d’une comptabilité rigoureuse sont des éléments clés pour assurer la pérennité et le succès d’une entreprise. Parmi les documents essentiels qui rythment la vie d’une société, la facture occupe une place de choix. Mais qu’en est-il de la facture acquittée ? Qu’est-ce qu’une facture acquittée définition exacte et quelles sont les obligations légales qui y sont associées ? Ce contenu vous aide à mieux appréhender les rouages de ce document financier incontournable.
Facture acquittée : de quoi parle-t-on ?
La facture acquittée joue un rôle important dans les relations commerciales et la gestion financière des entreprises. Voici tout ce qu’il faut savoir sur ce concept.
Définition
En termes simples, une facture acquittée est un document qui atteste qu’une transaction commerciale a été réalisée et que le paiement correspondant a été effectué. Elle se distingue d’une facture classique par la mention « acquittée » ou « payée » apposée sur le document et accompagnée généralement de la date du paiement et du mode de règlement utilisé.
Pourquoi la mention "acquittée" est-elle importante ?
Par ailleurs, la facture acquittée revêt une importance capitale dans les relations entre entreprises. Elle permet en effet de prouver que le fournisseur a bien été payé pour les biens ou services fournis et que le client a honoré ses engagements financiers. C’est en quelque sorte une preuve irréfutable de la bonne foi des parties prenantes et un gage de transparence dans les transactions commerciales.
Il est intéressant de noter que la facture acquittée intervient souvent en aval d'un autre document clé : le bon à payer (BAP). Le BAP est un document interne à l'entreprise qui autorise le paiement d'une facture après validation des services ou produits reçus. Une fois le BAP validé, le paiement peut être effectué et la facture acquittée peut être émise. En cas de désaccord ultérieur avec un fournisseur ou lors d'un contrôle financier, le BAP peut permettre de retracer l'historique des approbations et des paiements. Ainsi, savoir comment valider un bon à payer (BAP) est une étape cruciale dans le processus de gestion des factures.
Comment établir une facture acquittée ?
Maintenant que nous avons clarifié la facture acquittée définition, il convient de se pencher sur les modalités pratiques de son établissement. Lorsqu’un client effectue un paiement, le fournisseur a l’obligation de lui délivrer une facture acquittée. Cette dernière doit comporter plusieurs mentions obligatoires, telles que :
les coordonnées des parties ; la date de la transaction ; le montant payé ; la signature du prestataire/fournisseur ; le mode de règlement utilisé.
Pour établir une facture acquittée, deux options s’offrent aux entreprises. La première consiste à apposer manuellement la mention « acquittée » sur la facture originale préalablement établie en y ajoutant la date du paiement et le mode de règlement. Bien que simple, cette méthode peut s’avérer fastidieuse et source d’erreurs pour les sociétés traitant un grand volume de factures.
La seconde option, plus moderne et efficace, repose sur l’utilisation d’outils de facturation électronique. Ces logiciels permettent de générer automatiquement des factures acquittées dès réception du paiement en y intégrant toutes les mentions légales requises. Cette solution présente l’avantage de simplifier le processus, de réduire les risques d’erreurs et de faciliter l’archivage des documents.
Est-ce obligatoire d’établir une facture acquittée ?
La question de l’obligation légale d’établir une facture acquittée est légitime et mérite d’être éclaircie. Il faut savoir que la délivrance d’une facture acquittée n’est pas une obligation légale. Toutefois, elle reste fortement recommandée pour des raisons de transparence et de traçabilité des paiements. En effet, la facture acquittée reste un document précieux en cas de litige commercial. Car, elle constitue une preuve tangible du paiement effectué et peut être utilisée pour faire valoir ses droits en justice si nécessaire.
Comment prouver un paiement en cas d’absence de facture acquittée ?
Que se passe-t-il si, pour une raison ou une autre, une entreprise se retrouve dans l’incapacité de fournir une facture acquittée ? Comment peut-elle alors prouver que le paiement a bel et bien été effectué ? Heureusement, il existe d’autres moyens de justifier un règlement en l’absence de ce document.
Le premier réflexe à avoir est de se tourner vers les relevés bancaires. Un extrait de compte mentionnant le virement ou le chèque correspondant à la transaction peut en effet servir de preuve de paiement. De même, les reçus de carte bancaire ou les tickets de caisse peuvent également faire office de justificatifs, à condition qu’ils comportent les informations essentielles (date, montant, nom du bénéficiaire).
Dans certains cas, des échanges de courriers électroniques, la certification d’un état récapitulatif des dépenses ou des contrats signés peuvent aussi être utilisés pour attester d’un paiement. Il est donc important pour les entreprises de conserver soigneusement toutes les pièces comptables et les correspondances liées à leurs transactions commerciales.
Pour faire de l'affacturage, faut-il modifier ses factures ?
La seule modification à faire est d’ajouter la mention subrogative , mention de deux lignes, qui indique que la facture a été cédée à une société d’affacturage, et que le règlement devra être fait auprès de cette société.
Cette mention subrogative ou mention de subrogation, est inscrite sur la facture par tampon, ou incorporée informatiquement directement dans le cœur de la facture. La facture n’a pas à subir d’autres modifications, l’affacturage étant une procédure très simple.
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